Εξαγωγή δεδομένων από αρχεία excel

[bomberb17]

Το πρόβλημά μου είναι το εξής:
Έχω 2 (ή και περισσότερα) αρχεία excel (βλέπε συνημμένα). Στα αρχεία αυτά υπάρχουν π.χ. 2 καταστάσεις μισθοδοσίας. Στη στήλη νο2 ο κωδικός αυτός είναι μοναδικός για κάθε εργαζόμενο. Στα αρχεία αυτά όμως μπορεί να υπάρχουν διαφορετικοί εργαζόμενοι, με διαφορετικά ποσά πληρωμών. Δηλαδή στο συγκεκριμένο παράδειγμα, ο Παπαδόπουλος Κώστας (ο 2ος στο αρχείο νο1) δεν υπάρχει στο αρχείο νο2. Αντίστοιχα, ο Διευθυντής (ο 9ος στο αρχείο νο2) δεν υπάρχει στο αρχείο νο1. Τα αρχεία αυτά βέβαια είναι πολύ απλοποιημένα όπως καταλαβαίνετε, στην πραγματικότητα θα μιλάμε για πολύ περισσότερα άτομα και πολύ πιο "μπερδεμενα"!
Αυτό που θέλω είναι να μπορώ να εξάγω από τα 2 αυτά αρχεία (ξαναλέω όμως μπορεί να είναι και 3 ή και 4!) το συνολικό ποσό που πρέπει να πληρωθεί ο κάθε εργαζόμενος! Αυτό φαντάζομαι μπορεί να γίνει με τη βοήθεια της access (μια και υπάρχει ο μοναδικός κωδικός) αλλά δε ξέρω πως.. Επιπλέον μπορεί π.χ. για το Φεβρουάριο να προστεθούν και άλλοι εργαζόμενοι σε κάποια απο τα excel αυτά ή να αφαιρεθούν..

[Thuglife]

Το excel δεν είναι βάση δεδομένων.
Η access δεν είναι βάση δεδομένων.

Αυτο που χρειάζεσαι είναι μια βάση δεδομένων, do the math.

[xp1988]

Η access δεν είναι βάση δεδομένων.

Είσαι σίγουρος;

[minosdam]

δεν μπορώ να ανοιξω το αρχειο σου. δεν ειναι zip αρχειο.

[jkoukos]

Η access δεν είναι βάση δεδομένων.

Τι είναι κατά τη γνώμη σου η Access;

@bomber17
Στην Access μπορείς να κάνεις εισαγωγή των πινάκων Excel, αλλά θα πρέπει να σβήσεις την τελευταία γραμμή με τα σύνολα, διαφορετικά θα μπλέξεις αργότερα με τις εγγραφές. Σύνολα μπορείς να δημιουργήσεις και μέσα στη βάση δεδομένων.

Μετά την εισαγωγή έχεις 2 επιλογές για συνέχεια:
α. Είτε μέσω κάποιου ερωτήματος δημιουργείς νέο πίνακα με όλα τα δεδομένα.
β. Είτε συσχετίζοντας τους πίνακες μέσω του πεδίου ΚΩΔΙΚΟΣ.

Και στις 2 περιπτώσεις θα πρέπει ο κωδικός να είναι μοναδικός για κάθε εργαζόμενο και ίδιος σε όλους τους πίνακες.
Μετά από αυτό μπορείς να κάνεις ότι θέλεις.

[gitane]

Θα συφωνήσω με τους παραπάνω ότι για σωστή δουλειά πρέπει να πας σε Access.
Αν όμως έχεις λόγους να προτιμάς το Excel δοκίμασε την λειτουργία του Consolidate.
Σου επιτρέπει να βγάλεις αθροίσματα ομοειδών περιοχών από διαφορετικά φύλλα ή αρχεία με βάση κοινούς τίτλους.
Οι τίτλοι πρέπει να είναι είτε η πρώτη γραμμή από πάνω ή η πρώτη στήλη από αριστερά.
Στην δική σου περίπτωση, οι τίτλοι είναι στα αριστερά και το ομοειδές σημαίνει ότι θα πρέπει οι στήλες να είναι ίδιες παντού, π.χ. οι Φόροι να είναι πάντα στην στήλη Κ.
Θα το βρεις στο menu Data.

[nmakry]

copy / paste όλων των φύλλων σε ένα φύλλο, σε μία ενιαία στηλοθέτηση, και μετά παιχνίδι με τη sumif για κάθε έναν από τους διαφορετικούς κωδικούς υπαλλήλου.

Επίσης, γίνεται και με pivot table αν είναι όλα σε ένα φύλλο.

Αυτά για να μην μπλέξεις καθόλου με βάση δεδομένων...

[euri]

Είσαι σίγουρος;

Τι είναι κατά τη γνώμη σου η Access;

Χωρίς να ξέρω τι είχε στο μυαλό του ο Thuglife λέγοντας αυτό, υποθέτω ότι εννοεί πως η MS Access είναι ένα RDBMS και όχι "βάση δεδομένων". Η διαφοροποίηση αυτή στην προκειμένη περίπτωση έχει (ίσως) σκοπό να υποδείξει ότι στην ουσία ο αρχικός poster δεν έχει στη διάθεσή του μια (σωστή) βάση δεδομένων, δηλαδή ένα σύνολο στοιχείων, παρά σκόρπια αρχεία.

[Thuglife]

Η access έχει τόσα προβλήματα σε σχέση με ένα πραγματικά rdbms που απλά δεν υπάρχει νόημα σύγκρισης.

Σπαταλάτε χρόνο σε μια χαζομάρα που δεν υποστηρίζει καν proper ANSΙ sql syntax, που η Microsoft δεν βγάζει κάν 64bit drivers (JET), που έχει τραγελαφικό scalability και concurrency σε σχέση με οποιοδήποτε rdbms.

Αντί να αφιερώνετε χρόνο στην Access ασχοληθείτε με μια πραγματική βάση ώστε και ο χρόνος σας να μην παει χαμένος αλλά και να μην έχετε πρόβλημα στο μέλλον.

Από την άλλη 9/10 εταιρίες εκεί έξω που έχουν πρόβλημα με δεδομένα είναι γιατί η κατάσταση δεν τραβάει άλλο με access / excel, οπότε be my guest. More work for me.

Ενδεικτικά

• http://www.postgresql.org/
• http://www.microsoft.com/express/Database/
• http://www.oracle.com/technology/pro.../xe/index.html
• http://www.sqlite.org/

[nmakry]

Off Topic

Μια μισθοδοσία θέλει να υπολογίσει ο άνθρωπος και προτείνεται να εγκαταστήσει... computer center!!! Mercy...

[Thuglife]

Να χρησιμοποιήσει post it, ακόμα καλύτερα και computer free!! 666

Ναι είδαμε, μια μισθοδοσία και για να την βγάλει με το excel πρέπει να postάρει σε forum. Αλλά ξανά λέω, be my guest.

[jkoukos]

Off Topic

Δεν διαφωνώ στις δυνατότητες και τα προβλήματα της MS Access σε σχέση με άλλες βάσεις δεδομένων, αλλά δες:

Το excel δεν είναι βάση δεδομένων.
Η access δεν είναι βάση δεδομένων.

Αυτο που χρειάζεσαι είναι μια βάση δεδομένων, do the math.

Πες μου τώρα σε τι απάντησες στο αρχικό ερώτημα του θέματος.
Εγώ έγραψα μία λύση για την Access και κάποιοι άλλοι για το Excel, όλες σχετικές με το ζητούμενο.
Εσύ σε τι αναφέρθηκες;

[bomberb17]

Ευχαριστώ πολύ για τις απαντήσεις σας!

@Thuglife:
Δε με βοηθάς ιδιαίτερα, όπως είπε και ο nmakry μια απλή μισθοδοσία θέλω, όχι κάτι εξεζητημένο.. Παρακαλώ μείνετε on topic και όχι για το αν η Access είναι πραγματική βάση κλπ..

@Jkoukos:
Κάνω εισαγωγή του φύλλου στην access, ολα οκ, το πρόβλημά μου όμως είναι ότι θα ήθελα το συνολικό ποσό πληρωμής να υπολογίζεται αυτόματα κάθε μήνα για κάθε εργαζόμενο, και όχι να κάθομαι κάθε μήνα να φτιάχνω την access ξανά. Θα ήθελα δηλ. με κάποιο τρόπο η access να διαβάζει τα (τυποποιημένα) excel π.χ. από ένα folder "ΙΑΝΟΥΑΡΙΟΣ 2010" και να μου βγάζει αμέσως το ποσό πληρωμής. (Αυτό γιατί όπως καταλαβαίνεις ο χειριστής της μισθοδοσίας δεν είμαι εγώ! ) Αν τώρα αυτό μπορεί να γίνει πάλι μέσω excel δε με πειράζει..

@gitane:
Επειδή έχω ελληνικά office πες μου το Consolidate που υπάρχει στο ελληνικό excel 2007...

@nmakry:
Όταν λες χρήση της sumif πως ακριβώς το σκέφτεσαι; Αυτό το λέω γιατί αν κάνω τους πίνακες copy-paste τον ένα δίπλα στον άλλο, δε σημαίνει απαραίτητα ότι η κάθε γραμμή θα αναφέρεται σε έναν εργαζόμενο! Δηλ. στο συγκεκριμένο παράδειγμα το Α/Α 2 θα έχει στην ίδια γραμμή τον "Ηλία" και τον "Κώστα", γίνεται ένα μικρό μπέρδεμα δηλαδή! Σκέφτηκα και την ταξινόμηση με βάση τον κωδικό, αλλά ούτε αυτό μπορεί να γίνει γιατί μπορεί να υπάρχουν διαφορετικός αριθμός εργαζομένων σε κάθε φύλλο..

Γενικώς πάντως θα με βοηθούσε πολύ αν σε αυτά που σκέφτεστε ποστάρατε ένα αρχείο αντίστοιχο για να καταλαβαίνω καλύτερα τι εννοείτε..

[ipo]

Προσωπικά κλίνω περισσότερο προς την άποψη του Thuglife. Απ' ό,τι φαίνεται, δε θέλεις απλά να επιλύσεις πρόβλημα με κάποια υπάρχοντα άτακτα δεδομένα, αλλά να βρεις ένα πάγιο τρόπο, ώστε κάθε μήνα να ενημερώνεις τις μισθοδοσίες που προέρχονται από έγγραφα με διαφορετική διάταξη εγγραφών.

Δε λέω βέβαια να στήσεις computer center, αλλά η δημιουργία μίας νέας τακτοποιημένης βάσης δεδομένων είναι η λύση στο πρόβλημά σου και όχι η συνεχής διόρθωση ατακτοποίητων .xls.

Μέχρι τώρα πώς γίνεται η άθροιση; Βάζουν γραμματέα να ψάχνει εγγραφές μέσα σε όλα τα .xls και να προσθέτει; Αν είναι δική σου αρμοδιότητα η όλη διαδικασία, το καλύτερο που έχεις να κάνεις είναι να στήσεις μία νέα βάση μισθοδοσίας και να τους πεις να ενημερώνουν αυτή.

[Papados]

Διαβάζοντας τα παραπάνω θα έλεγα ότι ένα πρόγραμμα μισθοδοσίας θα έλυνε όλα τα προβλήματα.
Το κόστος ενός τέτοιου προγράμματος δεν είναι απαγορευτικό και μάλιστα όταν μιλάς για πολλά άτομα προσωπικό με ακατάστατες ώρες, νομίζω ότι είναι το πλέον ενδεδειγμένο.