Δημιουργία επαγγελματικών PDF αρχείων μέσα από το Word με bookmarks/links

[thama]

Εισαγωγή
Τα αρχεία pdf είναι από τα πλέον δημοφιλή format αρχείων για διαμοίραση non-editable αρχείων στο διαδίκτυο. Ο περισσότερος κόσμος λανθασμένα θεωρεί ότι η δημιουργία επαγγελματικών pdf μέσα από το Word προϋποθέτει την χρήση του Adobe Acrobat Professional ο οποίος όμως κοστίζει ένα διόλου ευκαταφρόνητο ποσό (€600).

Στον οδηγό αυτό, παρουσάζεται αναλυτικά πως μπορείτε να δημιουργήσετε απευθείας απο τα αρχεία Word, επαγγελματικά PDF με χρήση μόνο δωρεάν λογισμικού.

[BREAK=Απαραίτητα Προγράμματα]
Υπάρχουν αρκετοί και διάφοροι συνδυασμοί προγραμμάτων για να επιτύχουμε το σκοπό μας. Οι παρακάτω επιλογές αφορούν περισσότερο θέμα προσωπικών επιλογών και λιγότερο καλύτερης λειτουργικότητας.

1. PDFCreator (το κατεβάζετε από το http://www.pdfforge.org/ ). Είναι πρόγραμμα ανοιχτού κώδικα και στηρίζεται στο Ghostscript.
2. PDF-T-Maker (το κατεβάζετε από http://www.transcom.de/transcom/en/2004_pdf-t-maker.htm ). Το δεύτερο, είναι απλώς ένα σετ από μακροεντολές για το Word που παρέχονται εντελώς δωρεάν, χωρίς παρόλα αυτά να έχετε πρόσβαση στον σχετικό κώδικα

Αφού κατεβάσουμε τα συγκεκριμένα προγράμματα, τα αποθηκεύουμε σε κάποιο χώρο στο σκληρό μας δίσκο και βουρ για εγκατάσταση.

[BREAK=Εγκατάσταση και χρήση PDFCreator]
Πρώτα από ολα εγκαθιστούμε τον PDFCreator. Η εκγατάσταση είναι απλή. Παρόλα αυτά, συστήνω να μην εγκαταστήσετε τίποτε άλλο πέρα από τα βασικά.

Ο Pdf Creator θα εγκαταστήσει έναν εικονικό εκτυπωτή στο σύστημά σας. Αυτόν τον εκτυπωτή μπορείτε να τον χρησιμοποιείτε για να κάνετε PDF αρχεία από όποιαδήποτε εφαρμογή, χωρίς κόπο και χωρίς χρήμα.

Πχ από τον Firefox, επιλέγουμε Εκτύπωση (Ctrl-P). Στη λίστα των διαθέσιμων εκτυπωτών υπάρχει ο PDFCreator. Τον διαλέγουμε και πατάμε εκτύπωση. Μετα απο λίγο εμφανίζεται μια εικόνα σαν αυτή:



Αν πατήσουμε Save μας ρωτάει που να σωθεί το αρχείο
Αν πατήσουμε eMail το στέλνει κατευθείαν σαν attachment στο προεπιλεγμένο πρόγραμμα διαχείρισης αλληλογραφίας που διαθέτουμε

Το Wait-Collect είναι μια εξαιρετικά χρήσιμη διαδικασία αν θέλουμε να συρραψουμε πολλά αρχεία σε ένα pdf. Έστω λοιπόν ότι πατάμε το Wait-Collect. Τότε μας εμφανίζεται ένα παράθυρο σαν το παρακάτω όπου φαίνεται πόσα έγγραφα υπάρχουν στην αναμονή, και διάφορες πληροφορίες για αυτά



Αν θέλουμε να συνδυάσουμε τα 2 ή περισσότερα αρχεία σε ένα pdf, πρώτα τα διαλέγουμε απο τη λίστα (χρησιμοποιώντας Ctrl ή Shift) τα έγραφφα που θέλουμε να συνδυάσουμε, πατάμε στη συνέχεια Combine (το κουμπί με τον αριθμό 1) και μετά Print. Όταν πατήσουμε Print μας βγάζει πάλι την προηγούμενη εικόνα όπου πατάμε Save ή eMail ανάλογα με τις επιλογές μας.

Το πρόβλημα που υπάρχει με τα pdf που δημιουργουνται είναι ότι δεν διαθέτουν links και περιεχόμενα, στοιχεία βασικά για ένα επαγγελματικό pdf αρχείο. Αν αυτά δεν σας είναι χρήσιμα, απλώς σταματήστε τον οδηγό εδώ, διαφορετικά πάμε στο επόμενο βήμα.

[BREAK=Εγκατάσταση και ρύθμιση PDF-T-Maker]

Το PDF-T-Maker είναι ουσιαστικά ένα σετ από μακροεντολές για το Word που μας χρησιμεύει στην δημιουργία tagged pdf αρχείων, με περιεχόμενα και εσωτερικους/εξωτερικούς συνδέσμους.

Για να πραγματοποιηθεί η εγκατάσταση, το Word πρέπει να είναι κλειστό, καθώς αλλάζει το Normal.dot. Η εγκατάσταση είναι απλή, το κρίσιμο σημείο είναι η ρύθμισή του.

Το PDF-T-Maker εγκαθιστα στο Word μια απλή μπάρα με 4 κουμπιά.


Για να το ρυθμίσουμε, αρχικά ανοίγουμε το Word. Κατά την πρώτη εκτέλεση το πρόγραμμα ζητάει να ορίσουμε τη γλώσσα προτίμησης, προσωπικα χρησιμοποιώ English (όπως και στη συνέχει του οδηγού), αλλά η επιλογή είνα δική σας.

Μετά ζητάει να κάνετε τις βασικές ρυθμίσεις, ώστε να είναι λειτουργικό το πρόγραμμα. Μην ανησυχείτε αν κάνετε κάποιο λάθος, όλες οι ρυθμίσεις μπορούν να αλλάξουν εύκολα από το 2ο κουμπί της μπάρας.

Ξεκινάμε πρώτα από το 4ο tab Default Postscript Printer. Πατάμε το κουμπί Select a new default printer και διαλέγουμε τον pdfcreator.



Συνεχίζουμε με το 5ο tab Default Distiller. Πατάμε στο κουμπί Specify the Distiller, και επιλέγουμε το εκτελέσιμο απο την εγκατάσταση του pdfcreator. (Συνήθως είναι στο c:\program files\pdfcreator\pdfcreator.exe )



Πατάμε στη συνέχεια στο κουμπί Enter new Distiller Parameters και γράφουμε στο πλαίσιο απο πάνω /IF{psfile} /OF{pdffile} /NoPSCheck

Τέλος πάμε στο tab General και επιλέγουμε

• Print via default PostScript printer
• Create PDF file using default Distiller
• Dispaly PDF file afte creation.

Εδώ μπορούμε επιπλεόν να επιλέξουμε pdf συμβατότητα, καθώς και άλλες παραμέτρους



Οι ρυθμίσεις για το πως θα μαρκαρονται τα links κλπ για την εμφάνιση του pdf στο 3o tab Presentation. (προσωπικά άλλαξα το κίτρινο πλαισιο γύρω απο τα links)

Οι ρυθμίσεις για τα Bookmarks αριστερα επιλέγονται στο 2ο tab.

[BREAK=Δημιουργία PDF με το PDF-T-Maker]

Η διαδικασία μετατροπής αρχείου σε pdf είναι πολύ απλή.
Απλώς πατάμε το πρώτο κουμπί στην μπάρα του PDF-T-Maker

[thama]

Είναι η πρώτη έκδοση του οδηγού, κάθε σχόλιά είναι ευπρόσδεκτο

[fovos]

Είναι η πρώτη έκδοση του οδηγού, κάθε σχόλιά είναι ευπρόσδεκτο

ακολούθησα της οδηγίες που έδωσες αλλά όταν κάνει το convert από το doc το βγάζει σε κάποιο format ps και οχι pdf. εχω κανει καποιο λαθος?

[thama]

Το πρόβλημα μάλλον είναι στις ρυθμίσεις του Default Distiller.
Αυτός μετατρέπει το PS σε PDF, επομένως εκεί κάπου υπάρχει κάποιο σφάλμα.

Edit: [ Επίσης πρόσεξε την επιλογή Create PDF file using default Distiller, στο tab General. Αν δεν είναι επιλεγμένη, δεν ξεκινάει καν η μετατροπή σε pdf ]

[fovos]

Το πρόβλημα μάλλον είναι στις ρυθμίσεις του Default Distiller.
Αυτός μετατρέπει το PS σε PDF, επομένως εκεί κάπου υπάρχει κάποιο σφάλμα.

Edit: [ Επίσης πρόσεξε την επιλογή Create PDF file using default Distiller, στο tab General. Αν δεν είναι επιλεγμένη, δεν ξεκινάει καν η μετατροπή σε pdf ]

βρήκα ποιο είναι το σφάλμα επειδή έχω windows vista στις ρυθμίσεις του default distiller ενώ του έκανα browser τον folder στα programs files-pdf creator αυτος εβαζε c:\user\document\pdf creator. το εβαλα χειροκινητα και δουλεψε!!

Ευχαριστω.

........Auto merged post: fovos πρόσθεσε 39 λεπτά και 39 δευτερόλεπτα αργότερα ........

βρήκα ποιο είναι το σφάλμα επειδή έχω windows vista στις ρυθμίσεις του default distiller ενώ του έκανα browser τον folder στα programs files-pdf creator αυτος εβαζε c:\user\document\pdf creator. το εβαλα χειροκινητα και δουλεψε!!

ΕΥΧΑΡΙΣΤΩ.

μπορείς επίσης να μου δώσεις αυτό το article για να το έχω local? με τα image όπως ΕΙΝΑΙ?

[papako]

Mήπως υπάρχει και η αντιστροφη διαδικασία;
Έχω προσπαθήσει να περάσω PDF με πίνακες και δεν βγαίνει σωστά η μορφοποίηση στο word

[spetsos]

Μία επίσης, κατά τη γνώμη μου, χρήσιμη εφαρμογή για τη συγκεκριμένη μετατροπή (.doc / .docx ->.pdf) είναι και η PrimoPDF. Είναι free και σου προσφέρει αρκετές επιλογές (αν θες να είναι εκτυπώσιμο, αν θες να δέχεται αλλαγές κτλ.). Επίσης, προσφέρει 40bit και 128bit κρυπτογράφηση στον κωδικό που ορίζεις για το κλείδωμα του .pdf που θα έχεις από τη μετατροπή.
Την εφαρμογή την κατεβάζει από εδώ http://download.cnet.com/PrimoPDF/30...=dl&tag=button όποιος θέλει και το εγκαθιστά. Σημειώνω ότι πρέπει να το εγκαταστήσει στο σκληρό/partition που είναι εγκατεστημένο και το λειτουργικό, γιατί εγκαθίσταται σαν εκτυπωτής.
Φτιάχνω δηλαδή ένα αρχείο .doc / .docx, πηγαίνω να εκτυπώσω το αρχείο και στην επιλογή για εκτυπωτή επιλέγω PrimoPDF. Κατόπιν σας βγάζει τον οδηγό με τις επιλογές.

Φιλικά